Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Introducción

TIERRA DULCE S.A.S., sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.345.678-2 y domicilio en Carrera 27 # 36-18, Bucaramanga, Santander 680002, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, las disposiciones complementarias de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales en Colombia (en adelante, el «Régimen de Habeas Data»).

Esta política aplica al tratamiento de datos personales recolectados a través del sitio web https://kixapanelu.site/, del formulario de contacto, de comunicaciones comerciales relacionadas con panela, caña de azúcar y servicios agroindustriales, y de cualquier otro canal autorizado por la empresa. Al utilizar nuestros servicios digitales y marcar la casilla de consentimiento informado, usted declara haber leído y comprendido esta política.

2. Definiciones

Conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: TIERRA DULCE S.A.S., quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable (por ejemplo, proveedor de hosting o servicio de correo).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometido a tratamiento.

3. Responsable y canal de contacto

Responsable: TIERRA DULCE S.A.S.
NIT: 901.345.678-2
Dirección: Carrera 27 # 36-18, Bucaramanga, Santander 680002, Colombia
Teléfono: +57 607 645 2018
Correo electrónico para asuntos de datos personales: contacto@kixapanelu.site
Horario de atención: Lunes a viernes de 07:00 a 17:00, sábados de 08:00 a 12:00, hora de Colombia.

El área comercial y administrativa de TIERRA DULCE atenderá las consultas, reclamos y solicitudes de ejercicio de derechos del titular en los términos establecidos por la ley.

4. Datos personales que recolectamos

Dependiendo de su interacción con nosotros, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico, número telefónico (si lo proporciona en el mensaje), ciudad o país de operación comercial.
• Datos de la solicitud comercial: asunto seleccionado (cotización, compra, exportación, consulta general), contenido del mensaje, referencias a productos paneleros o volúmenes estimados.
• Datos técnicos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, cuando usted acepta cookies analíticas o cuando el hosting registra logs de seguridad.
• Datos de consentimiento: registro de aceptación de esta política y de la autorización de tratamiento marcada en el formulario, con marca temporal en zona horaria America/Bogota.

No solicitamos de forma sistemática datos sensibles (origen racial, salud, biometría, etc.). Si usted incluye voluntariamente información sensible en un mensaje libre, la trataremos únicamente para responder su consulta y la eliminaremos cuando deje de ser necesaria, salvo obligación legal de conservación.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades, de manera legítima y proporcional:

• Responder solicitudes de cotización, información sobre panela en bloque, panela pulverizada, caña, exportación y demás productos o servicios agroindustriales.
• Gestionar relaciones comerciales con clientes mayoristas, distribuidores y compradores nacionales o internacionales.
• Enviar comunicaciones relacionadas con pedidos, logística, documentación de trazabilidad o seguimiento postventa cuando exista una relación contractual o precontractual.
• Cumplir obligaciones legales contables, tributarias, aduaneras o de registro mercantil aplicables a TIERRA DULCE S.A.S.
• Prevenir fraude, abuso del formulario de contacto (incluido el filtro honeypot antispam) y garantizar la seguridad del sitio web.
• Elaborar estadísticas agregadas de uso del sitio para mejorar contenidos, sin perfiles publicitarios invasivos.
• Atender peticiones, quejas y reclamos (PQR) y ejercer o defender derechos en procesos judiciales o administrativos.

No utilizaremos sus datos para finalidades incompatibles con las descritas sin obtener una nueva autorización cuando la ley lo exija.

6. Principios aplicables

El tratamiento se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En particular:

• Solo trataremos datos con su autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales.
• Limitaremos el tratamiento a lo estrictamente necesario para cumplir las finalidades informadas.
• Implementaremos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida o alteración.

7. Autorización del titular

Al enviar el formulario de contacto en kixapanelu.site/contact.php, usted debe marcar la casilla de consentimiento (no preseleccionada) que indica: «Autorizo el tratamiento de mis datos personales conforme a la Política de privacidad y la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data)». Sin esta autorización, el mensaje no será procesado.

La autorización puede constar en documento físico, electrónico o mediante conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que otorgó el consentimiento. Conservamos evidencia de la autorización junto con la fecha y hora del envío registrada por el sistema en horario de Bogotá.

8. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al Régimen de Habeas Data.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales sometidos a tratamiento.

Para ejercer estos derechos, envíe solicitud a contacto@kixapanelu.site indicando su nombre completo, copia de documento de identidad, descripción clara del derecho que desea ejercer y datos de contacto para la respuesta. Responderemos en los plazos legales aplicables.

9. Procedimiento de consultas y reclamos

Consultas (capítulo IV, art. 14 Ley 1581): atenderemos su consulta sobre datos personales en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la recepción. Si no es posible atenderla en dicho plazo, informaremos los motivos y la fecha en que responderemos, sin superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (art. 15): si considera que sus datos están siendo tratados en contravención de la ley, podrá presentar reclamo que incluya identificación del titular, descripción de los hechos, dirección y documentos de soporte. Si el reclamo está incompleto, requeriremos subsanación en cinco (5) días; de no hacerlo, se entenderá desistido. Una vez completo, lo marcaremos con radicado y responderemos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días más cuando sea necesario.

10. Transferencia y transmisión de datos

TIERRA DULCE S.A.S. podrá transmitir datos a encargados del tratamiento (proveedores de hosting, correo electrónico, mensajería o logística) bajo contratos que exijan el mismo nivel de protección. No vendemos bases de datos a terceros.

En operaciones de exportación de panela, podemos compartir datos de contacto comercial con autoridades aduaneras, navieras o inspectores cuando sea necesario para cumplir el contrato de venta y la normativa colombiana e internacional aplicable.

Transferencias internacionales de datos, si ocurren, se realizarán observando los requisitos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y garantías contractuales adecuadas.

11. Seguridad de la información

Adoptamos medidas de seguridad acordes con la naturaleza de los datos y los riesgos del tratamiento: acceso restringido al correo comercial, hosting con certificado HTTPS, validación de entradas en el formulario, honeypot antispam y políticas internas de confidencialidad para personal autorizado. Ningún sistema es infalible; en caso de incidente de seguridad que afecte sus derechos, le notificaremos cuando la ley lo exija y adoptaremos medidas correctivas.

12. Periodo de conservación

Conservaremos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales. Las solicitudes de contacto sin relación comercial posterior podrán eliminarse transcurridos veinticuatro (24) meses. Los datos vinculados a contratos de compraventa se conservarán conforme a términos contables y comerciales colombianos (generalmente hasta diez años para efectos probatorios tributarios, según el caso).

13. Tratamiento de datos de menores

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de edad con capacidad comercial. No recolectamos intencionalmente datos de menores de dieciocho (18) años. Si un padre o tutor considera que un menor nos proporcionó datos, puede solicitar su supresión escribiendo a contacto@kixapanelu.site.

14. Cookies y tecnologías similares

El uso de cookies se describe en la Política de cookies. Las preferencias de cookies se almacenan localmente en su navegador y son independientes del formulario de contacto, aunque ambas políticas complementan la transparencia del sitio kixapanelu.site.

15. Modificaciones a la política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios normativos, operativos o tecnológicos. Publicaremos la versión vigente en esta URL con indicación de fecha. En cambios sustanciales que exijan nueva autorización, lo solicitaremos antes de aplicar nuevas finalidades de tratamiento.

16. Vigencia del registro de bases de datos

La presente política rige a partir del 24 de julio de 2026 y permanecerá vigente mientras TIERRA DULCE S.A.S. mantenga bases de datos sujetas al Régimen de Habeas Data, salvo modificaciones publicadas conforme a la sección anterior.

17. Autoridad de control

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad competente para conocer de reclamos por presunta vulneración del Régimen de Habeas Data en Colombia. Puede contactar a la SIC a través de sus canales oficiales si considera que no hemos atendido adecuadamente su reclamo.

18. Aceptación

El uso del sitio web y el envío voluntario de datos personales con autorización expresa implican que usted ha leído esta Política de Privacidad y acepta sus términos. Para preguntas adicionales: TIERRA DULCE S.A.S., Carrera 27 # 36-18, Bucaramanga, Santander 680002, Colombia · contacto@kixapanelu.site · +57 607 645 2018.